Svoji svatbu jsem si vůbec neužil. To je věta, kterou jistě nechce vyřknout nikdo z novomanželů. Často se ale stává, že se ve svatební den objevuje jedna krize za druhou. Jejich řešení se mohou aktivně ujmout svědci nebo nejbližší rodina novomanželů. Nejčastěji ale padají na novomanžele, kteří pak místo oslav zachraňují situaci. Pro nenadálé situace, ale také pro dodržování časového plánu si tak můžete najmout svatebního koordinátora. S čím přesně vám může pomoci, jak ho vybrat a kolik bude stát? To vše se dočtete v tomto článku.

S čím vám může svatební koordinátor pomoci?

Svatební koordinátor nebo také koordinátor svatebního dne se může stát klíčovou postavou vaší svatby. Do procesu příprav se zapojuje zhruba měsíc před dnem D. Není však ničím neobvyklým, že si páry koordinátora přizvou také k dřívějším přípravám, jelikož řada koordinátorů disponuje kontakty na spolehlivé dodavatele. 

Čistě svatební koordinátor ale zajišťuje především hladký chod svatebního dne, aby si jej mohli novomanželé užít bez stresu. Je tedy ideální volbou pro páry, které se zvládly s přípravou akce popasovat samy, ale potřebují pomoci s uvedením své vize do chodu. S čím vám může koordinátor pomoci?

• Dohlédne na dodavatele
• Koordinuje logistiku akce
• Dohlédne na to, že bude místo 100% připravené
• Pomůže s tvorbou svatebního harmonogramu a bude dbát na jeho dodržování
• Vytváří plány B, pokud by něco selhalo
• Poskytuje servis vašim hostům
• Koordinuje přesuny svatebčanů
• Může pomoci s moderováním akce

Proč najmout svatebního koordinátora

Plánování svatby samozřejmě značně zatíží váš rozpočet. Proto je přirozené, že každou položku pečlivě promýšlíte. Jistě jste také uvažovali, zda jako svatebního koordinátora nevyužít někoho ze svých přátel, případně svědků. Abychom vám usnadnili rozhodování, sepsali jsme nejčastější důvody, proč páry koordinátora angažují.

Snížení předsvatebního stresu

Koordinátor je člověk, který umí ve svatebních přípravách chodit. Má dostatek zkušeností, aby dokázal vyladit i ty nejnepatrnější detaily, a tím vám sejmul z ramen část váhy svatebního dne. Tu ale také odebere z ramen vašich nejbližších, které byste pravděpodobně do koordinátorských povinností chtě nechtě museli zapojit.

Profesionál v oboru

Díky svým zkušenostem vám může svatební koordinátor, pokud s ním budete pracovat i na plánování celé svatby, doporučit spolehlivé dodavatele a případně u nich vyjednat i slevy. Koordinátor má také přehled o současných trendech, a tak vám může nabídnout cennou radu.

Koordinace dodavatelů

Koordinátor dohlédne na to, aby všichni dodavatelé splnili své smluvní závazky v termínu. Také se postará o to, aby vše logisticky klaplo.

Plánování na míru

Díky pomoci koordinátora můžete dotáhnout své představy do konce a vyladit tón celé akce, aby odrážela vaši výjimečnost.

Zvládání krizí

Svatební koordinátoři jsou většinou připraveni téměř na vše. Ve svatební den dokáží vyřešit nastalé krize – od nepřízně počasí až po přišití knoflíčku u saka. Často ani nepostřehnete, že k nějaké jobovce došlo.

Správa rozpočtu

Pokud bude váš svatební koordinátor s vámi svatbu i plánovat, může vám pomoci dohlédnout na to, abyste nepřekročili svůj stanovený rozpočet.

Jak najít a vybrat vhodného svatebního koordinátora?

Každý výběr má nutně také fázi hledání. Buď můžete prolistovávat nekonečné seznamy v internetovém vyhledávači, nebo se můžete podívat na specializované svatební weby (jako například MaruBaru), které mají katalog dodavatelů. 

Následně si začnete rozklikávat jejich profily nebo webové stránky a zaměříte se na ty koordinátory, kteří jsou ve vašem okolí, případně v okolí místa konání svatby. Při výběru se také můžete opřít o osobní zkušenosti vašich přátel.

Prohlédněte si portfolia koordinátorů 

Až budete mít sestavený užší seznam koordinátorů, věnujte se podrobněji jejich portfoliu. Je totiž důležité, aby styl práce koordinátora vyhovoval vašim představám a požadavkům. Napovědět vám může dokumentace z uskutečněných svateb. Hledejte zejména to, zda se koordinátor podílel na svatbě v podobném duchu, v jakém si představujete tu svou. Zároveň také široké portfolio svateb v různých stylech může poukazovat na kreativního ducha daného koordinátora.

Dobrým lakmusovým papírkem může být také to, pokud má na svém webu koordinátor uvedený přehled dodavatelů, se kterými spolupracuje. Určitě byste také neměli minout recenze a doporučení jejich zákazníků.

Domluvte si se svatebním koordinátorem konzultaci

Pokud budete předem znát konkrétní termín svatby, mohou se vám někteří koordinátoři rovnou omluvit, že jsou v daném termínu zadaní. Tím se vám výběr může zúžit hned v počátku. V užším výběru si nechte zhruba 3–5 koordinátorů, se kterými si poté zkusíte domluvit termín schůzky, abyste si o nich mohli udělat obrázek osobně.

Je skutečně důležité navázat s koordinátorem osobní vztah. Jen tak mu můžete s plnou důvěrou svěřit organizaci jednoho z nejdůležitějších dnů ve vašem životě. Nutné je zejména, aby se vám s koordinátorem dobře komunikovalo, a tím jste dokázali navázat co nejefektivnější spolupráci. 

Další nutností je také to, aby vám koordinátor dokázal naslouchat a nevnucoval vám své představy – přece jen je to váš den. Během setkání také můžete poznat profesionalitu jednotlivých koordinátorů a posoudit jejich kompetenci při řešení problémů. 

Otázky při výběru svatebního koordinátora

Pokud si chcete utvořit ucelený přehled o dovednostech a stylu práce svatebního koordinátora, můžete se inspirovat následujícími otázkami.

• Máte zkušenosti s koordinací svateb podobných té, kterou chystáme my?
• Můžete uvést případy krizových situací, které jste řešil/a na předchozích svatbách?
• Jaké služby a v rámci jakých balíčků nabízíte?
• Máte podrobný přehled toho, co jednotlivé balíčky vašich služeb obsahují?
• Můžete balíček přizpůsobit specifickým požadavkům a rozpočtu?
• Kolik svateb ročně zhruba koordinujete?
• Budete na naši svatbu dohlížet vy osobně, nebo někdo jiný z vašeho týmu?
• Máte nějaké vztahy s místními spolehlivými dodavateli? Můžete nám někoho doporučit?
• Máte zkušenosti s koordinováním svatby na námi vybraném místě?
• Jak přistupujete ke krizovým situacím, které mohou ve svatební den nastat?
• Máte záložní plán, pokud byste na naší svatbě nemohl/a být osobně?
• Jak vytváříte časový harmonogram svatebního dne?
• Na jakých platformách komunikujete s klienty?
• Jak byste popsal/a svůj styl koordinace svateb?
• Jaký je rozvrh plateb za vaše služby?

Co očekáváte od svatebního koordinátora

Dobře nastavená spolupráce a především komunikace může znamenat značnou část úspěchu vašeho svatebního dne. Měli byste si proto předem jasně nastavit své představy a očekávání. 

Komunikace jako alfa a omega úspěchu

Otevřená komunikace může vašemu koordinátorovi vymalovat v jasných barvách váš obraz vysněného dne. Pokud budete schopni jasně představit své vize, mohou snáze dojít naplnění. 

Svému koordinátorovi byste také měli být schopni představit vaše rozpočtová omezení, aby tomu mohl náležitě přizpůsobit výběr dodavatelů. V tomto ohledu byste také měli mít jasno, které položky v rozpočtu jsou pro vás prioritou a které je možné nepatrně upozadit. 

Jasně definujte, co chcete

S koordinátorem se detailně pobavte o servisu, který vám bude schopen nabídnout a také realizovat. Je dobré vědět dopředu, jak bude koordinátor v případě potřeby řešit nepředvídatelné situace, abyste mohli být ve svůj svatební den v klidu.

Společně s koordinátorem také můžete podrobně probrat jeho smlouvu, která jasně definuje podmínky a povinnosti obou smluvních stran. Ve smlouvě by měl být jasně uveden rozsah služeb, které vám bude koordinátor garantovat, a zároveň bude ve smlouvě stanoven kalendář plateb, aby se do budoucna předešlo nejasnostem a sporům. Pro všechny případy by měly ve smlouvě být uvedeny storno podmínky a případný postup vracení peněz.

Kolik stojí svatební koordinátor

Důležitým faktorem při výběru svatebního koordinátora může být jeho cena. Možná vás to překvapí, ale je dost možné, že díky angažování svatebního koordinátora peníze spíše ušetříte. Díky svým konexím totiž mohou koordinátoři mít u dodavatelů různé slevy. 

Cenový rozptyl za služby koordinátorů je velmi široký a liší se na základě zkušeností a konexí jednotlivých koordinátorů.

Jednorázová konzultace, kde vás koordinátor může upozornit na slabá místa vašeho svatebního dne, může stát v řádu stovek korun.

Pokud se rozhodnete angažovat koordinátora na celý den, můžete zaplatit klidně od 15 do 60 000 Kč. Záleží na míře poskytovaných služeb, termínu a velikosti svatby, ale také zavedenosti daného svatebního koordinátora. Obvykle můžete zhruba počítat s tím, že odměna pro koordinátora bude činit zhruba 10 % vašeho plánovaného rozpočtu.

Skutečná hodnota svatebního koordinátora

Svatební koordinátor se může stát vaším spolehlivým průvodcem na cestě k vašemu velkému dni. Navzdory všem rozšířeným mýtům, že peníze, které na jeho angažování vynaložíte, jsou zbytečné, přináší svatební koordinátoři do svatebního procesu značné benefity. Jejich přidaná hodnota spočívá v jejich zkušenostech, znalostech a schopnosti ušít vám váš svatební den na míru. 

Svatební koordinátor tak není někým, kdo vám diktuje to, jak by měla vaše svatba vypadat, ale je tím, kdo se stará o to, aby se vaše vize mohly zhmotnit a vy jste si je dokázali náležitě užít.